Ngày 31/5/2010, Đồng chí Giám đốc Sở đã ký Thông báo về việc chính thức áp dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành vào ứng dụng trong các hoạt động của Sở từ ngày 15/6/2010. Theo đó các phòng ban chức năng và đơn vị sự nghiệp trực thuộc đều thực hiện việc chuyển, nhận các loại văn bản đi đến và tạo lập các hồ sơ cho việc giải quyết các công việc hàng ngày thông qua phần mềm.

Tại cuộc họp giao ban tháng 6/2010, Giám đốc Sở cũng đã quán triệt rõ mục tiêu, nội dung và trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân trong cơ quan khi sử dụng phần mềm này.

Phần mềm QLVB được Sở mua bản quyền từ Công ty Cổ phần tin học Tân Dân, một công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong việc lập trình các ứng dụng mạng phục vụ cải cách hành chính. Phần mềm hoạt động trên môi trường internt, sử dụng nền Lotus Domino 8 và tích hợp người sử dụng từ LDAP nên có tính ổn định và độ bảo mật cao, đã được các chuyên gia của Sở KHCN tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh bạn đánh giá cao.

Phần mềm cung cấp rất nhiều các chức năng: quản lí văn bản, hồ sơ công việc, và rất nhiều các tính năng khác như: gửi thông báo, mời họp, quản lí phòng họp, quản lí xe,…. Ngoài ra nó còn có tính năng giúp cho việc tra cứu các văn bản, công việc đã thực hiện trước đây được nhanh và chính xác hơn.

Đưa phần mềm QLVB vào trong các hoạt động của cơ quan sẽ giúp giảm đáng kể các chi phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ công việc và lưu trữ tài liệu như: bìa hồ sơ hộp, cặp và giá kệ đựng tài liệu, giấy, mực in,....

Việc đẩy mạnh hơn nữa công tác ứng dụng CNTT vào các hoạt động hành chính tại thời điểm hiện nay là việc làm hết sức cần thiết. Đây có thể coi là một trong những quyết định quan trọng của Ban giám đốc Sở nhằm cải cách hành chính, tiết kiệm chi phí và thay đổi lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ Sở.